Укажите название вашего заведения и выберите часовой пояс

Нажмите на пункт «Настройки» в навигационной панели и в открывшемся меню выберите пункт «Общие настройки» (раздел «Общие настройки»)

Введите название вашего заведения и выберите часовой пояс для корректного отображения дат и времени в вашем аккаунте.

Добавьте в IRI все столы вашего заведения

Мы рекомендуем вам пронумеровать все столы в вашем заведении - таким образом вашим сотрудникам будет легко понять на какой именно стол добавить заказ или принести счет. Номера должны быть уникальны, даже если столы находятся в разных комнатах.

Откройте список столов (Настройки -> Настройки заведения -> Столы) и нажмите кнопку «Добавить стол».

В открывшейся форме введите номер стола. Поле «Название стола» заполнится автоматически, но вы можете дописать к нему уточнение. Аналогичным образом введите в систему все столы в вашем заведении.

Добавьте в IRI ваших сотрудников

Для начала определитесь, какие функции выполняют ваши сотрудники.

В IRI CRM существует две основные роли сотрудников - это «Продавец» и «Исполнитель», а также есть возможность добавлять сотрудников без роли.

1. Сотрудники с ролью «Продавец» принимают заказ от гостя и, соответственно, могут повлиять на количество денег, которые гость в итоге оставит в заведении.
2. Сотрудники с ролью «Исполнитель» это те, кто непосредственно делает кальяны, готовит чай, пищу и.т.п.
3. Сотрудники без роли - это неключевые сотрудники вроде уборщицы, охранника и.т.п.

Перед тем как добавлять сотрудников, вам будет необходимо создать должности для них (Настройки -> Настройки заведения -> Должности).

В системе должна быть как минимум одна должность с ролью «Продавец» и один сотрудник с этой должностью, иначе вести учет гостей не получится. Если у вас заказы принимают кальящики, то вы можете создать «фейкового» сотрудника с нулевой зарплатой, чтобы от его имени добавлять счета в систему.

Для каждой должности вы можете настроить заработную плату. Оклад и аванс вам придется выдавать вручную (в разделе зарплаты, но об этом поговорим позже). Оплата за выход в смену и «бонусы за реализацию продукции» начисляются сотрудникам автоматически в момент закрытия смены.

Если вы поставили галочку «Сотрудник получает бонусы за реализацию», то в разделе «Товары и услуги» вы сможете настроить размер получаемых бонусов с продажи каждого кальяна, чая, добавки в колбу и.т.п.

После того, как вы добавите необходимые должности, зайдите в раздел сотрудники (Настройки -> Настройки заведения -> Сотрудники) и добавьте всех ваших сотрудников указав их должности.

Если у вас возникнут проблемы на этом шаге - свяжитесь с нашей технической поддержкой.

Добавьте в IRI ваше меню

Сделать это можно в разделе «Товары и услуги» (Настройки -> Настройки заведения -> Товары и услуги)

Обратите внимание, что меню делится на категории. Мы настоятельно рекомендуем добавлять все кальяны в отдельную категорию «Кальяны», все чаи в категорию «Чаи», все добавки в колбу в категорию «Добавки в колбу» и.т.д. И не советуем делать категории «Кальны обычные», «Кальяны на фруктах», «Кальяны на овощах» и каким-либо другим образом дробить категории на подкатегории. В дальнейшем, когда вы будете работать с аналитикой или настраивать акции, вы скажете за этот совет большое спасибо ;).

При добавлении категории можно сразу выставить настройки бонусов за реализацию - эти суммы будут начисляться сотруднику, которой будет указан как «Исполнитель» в форме добавления счета (в случае если у должности этого сотрудника стоит галочка «Сотрудник получает бонусы за реализацию»).

При добавлении каждого нового товара, вы сможете изменять бонусы, так что настройки бонусов в категории влияют только на значения по умолчанию.

Если у вас возникнут проблемы на этом шаге - свяжитесь с нашей технической поддержкой.

Создайте дополнительных пользователей для сотрудников

Чтобы ваши сотрудники не могли самостоятельно менять стоимость услуг в меню, выставлять себе другие зарплаты и творить прочие нехорошие моменты, мы рекомендуем создать отдельного пользователя с ролью «Пользователь» и выдать доступы от него тому сотруднику, кто будет вести учет гостей (если таких сотрудников несколько - создайте несколько пользователей). Пользователи с ролью «Пользователь» видят только основные разделы и не могут менять настройки.

Добавить нового пользователя можно в разделе «Пользователи» (Настройки -> Настройки заведения -> Пользователи).

К пользователю можно прикрепить сотрудника с ролью «Продавец». В этом случае, если пользователь открывает новую смену, то он автоматически будет добавлен в список сотрудников этой смены.

Создайте первую смену

Итак, все основные настройки сделаны, теперь давайте опробуем IRI CRM в работе. Нажмите на раздел «Текущая смена». Вы увидите сообщение о том, что активной смены сейчас не обнаружено. Нажмите на кнопку «Открыть новую смену».

Добавьте в смену сотрудников. Еще раз обратите внимание на то, что в смене должен быть хотя бы один сотрудник с ролью «Продавец».

Не лишним будет заметить, что в смену нужно добавлять только тех сотрудников, которые работают в заведении в эту смену.

Создайте первого клиента

Нажмите на раздел «Клиенты» и затем нажмите на кнопку «Добавить клиента». Вы увидите форму добавления нового клиента. Также, открыть форму добавления нового клиента можно нажав на иконку «плюс» рядом с разделом клиенты.

Добавьте клиента. Карту и рекламный канал не указывайте, потому что мы их не добавляли в систему.

Создайте первый счет

Вернитесь в текущую смену. Нажмите на кнопку «Открыть новый счет».

Мы рекомендуем открывать новый счет ровно в тот момент, когда гость пришел в заведение и сел за стол. В таком случае будет понятна продолжительность посещения (а по ней собирается общая статистика в системе), а также это вообще полезно для общего понимания.

В открывшейся форме выберите стол из списка.

Если у вас в смене один сотрудник с ролью «Продавец», то он автоматически подставится в новую форму, если продавцов несколько, то нужно будет выбрать того, кто работает с этим столом.

Найдите клиента по имени, номеру телефона или номеру карты.

Список платежей - это заказ клиента. Он интуитивно понятен, поэтому вы с ним легко разберетесь. В случае, если для платежа нужен исполнитель, то он будет искаться среди всех сотрудников с ролью «Исполнитель», которые добавлены в текущую смену

Закройте счет и смену

Закройте счет (кнопка «Закрыть счет» на экране счета). Закройте смену (кнопка «Закрыть смену» на экране смены).

В момент закрытия счетов и смен происходит вся «магия» IRI CRM, т.е. просчитывается аналитика, начисляются зарплаты, производится списание / начисление бонусов и.т.п.

Зайдите в раздел зарплаты.

Если у ваших сотрудников указаны оплата за выход или бонусы за реализацию - то зайдите в раздел «Зарплаты». Обратите внимание, что все верно посчиталось.

Нажав на ссылку подробнее, вы попадете на экран «Зарплата сотрудника», где вы увидите детализацию начислений зарплаты и текущий зарплатный баланс сотрудника. В момент выдачи сотруднику зарплаты нажмите на кнопку «Выдать зарплату» и заполните форму.

Таким образом бухгалтерия по зарплатам позволяет вам понимать когда и сколько каждый из сотрудников получил денег.

Подводя итоги

На этом все. Мы сделали базовые настройки и теперь вы можете вести учет ваших клиентов в IRI CRM. Прочитайте следующие разделы, чтобы понять как настраивать бонусные карты, акции, работу со складом, как управлять рекламными каналами и работать с аналитикой.

Откройте созданную вами смену, затем откройте счет, удалите его. Затем у вас появится возможность удалить смену. Сделайте это, чтобы в вашем аккаунте не было «левых» данных